SASF - Sistema de Atendimento e Solicitação de Formulários

Qual o objetivo do Aplicativo de Formulários do SIGPBF?

O Aplicativo de Formulários tem como objetivos:

· possibilitar que os municípios solicitem os formulários pela internet, sem a necessidade do envio de ofícios à SENARC;
· permitir o registro do recebimento dos formulários,
· permitir consultas de solicitações realizadas, e
· acompanhar o histórico de resultados dos pedidos realizados pelos municípios.

Como acessar o SASF?

No SIGPBF, após inserir o “usuário” e “senha”, uma página será apresentada e na barra do menu, o usuário encontrará a opção “Gestão de Cadastro”. Ao clicar na opção “Gestão de Cadastro” deverá selecionar no menu a opção “Formulários(SASF)”, em seguida, clicar na opção “Manter Solicitação de Formulários” Após clicar na opção “Manter Solicitação de Formulários“ o sistema apresentará uma tela. Ao acessar esta tela, será apresentado o histórico de solicitações de formulários do município, ordenado de forma decrescente, da solicitação mais recente para a mais antiga.

As informações do SASF serão migradas para o Aplicativo de Formulários do SIGPBF?

As informações do SASF serão migradas para o Aplicativo de Formulários do SIGPBF e todo o histórico (se houver) de solicitações já realizadas pelo município será mantido. No entanto, essa migração será posteriormente ao lançamento do SIGPBF, de forma que nos primeiros acessos é possível que o histórico dos municípios ainda não esteja disponível.

Qual o fluxo do processo de solicitação de formulários?

O processo de solicitação de formulários segue um fluxo, que se inicia com a solicitação do formulário, em seguida com a autorização pelo MDS, e depois com o envio dos formulários pelo agente operador do Cadastro Único pelos Correios, e, por fim, e registro do recebimento pelo município solicitante.

Como solicitar Formulários no SASF?

ATENÇÃO: Não é permitido criar mais de uma solicitação de formulários dentro o período de 7 (sete) dias. Em função disto, antes de concluir o processo de solicitação, é preciso verificar se as quantidades e os modelos de formulários selecionados atenderão às demandas do município.

Para fazer um pedido de formulários ao MDS, deve-se clicar no botão “Nova Solicitação”.

Após clicar no botão “Nova Solicitação”, o solicitante será direcionado para a tela “Incluir solicitação de Formulários”, na qual aparecerão três blocos de informações:

1. Dados da Entidade Solicitante: os campos UF, Município, Órgão e Nome do Gestor estarão automaticamente preenchidos pelo sistema, a partir das informações contidas no módulo Termo de Adesão. O campo “Responsável” é de preenchimento obrigatório e deverá conter o nome da pessoa/funcionário responsável pela gestão (solicitação e recebimento) dos formulários no município. O campo “Observações e Justificativas” não é obrigatório e deve ser utilizado caso o solicitante queria prestar alguma informação adicional que justifique seu pedido de formulários.

2. Dados dos Formulários: Serão apresentados os tipos de formulários disponíveis para o município. A coluna “Quantidade” será apresentada com o valor zero. Deve-se preencher as quantidades desejadas para cada tipo de formulário. Caso algum dos tipos de formulário não seja necessário, o campo deve ser preenchido, obrigatoriamente, com 0 (zero). Após inserir a quantidade desejada, a coluna “Arredondamento” calculará automaticamente a quantidade de formulário adequada ao tamanho dos pacotes produzidos pelo MDS.

3. Outras Informações: Endereço para entrega. Deve-se preencher no bloco “Outras Informações”, o endereço onde os formulários serão entregues. O sistema apresentará alguns endereços já cadastrados, quando existirem. Se o endereço para o qual os formulários devem ser encaminhados já constar nesta lista, basta selecioná-lo clicando no seu lado esquerdo.

Caso o endereço desejado não esteja disponível, é possível cadastrar um novo endereço, e também “visualizar”, “editar” e “excluir” os endereços já cadastrados, ao clicar nos ícones que são apresentados na coluna Ações.

4. Conferir os dados e salvar a solicitação: após preencher todos os blocos, é fundamental que o solicitante reveja as informações, para se certificar de que estão todas corretas. Por fim, para registrar o pedido de formulários ao MDS é necessário clicar no botão “salvar”. Ao clicar no botão “salvar”, existente no final da tela, o sistema retornará à tela inicial, de pesquisa, e apresentará no canto esquerdo superior a mensagem de confirmação com o número da solicitação. O solicitante deverá anotar e guardar este número para acompanhar o atendimento do pedido.

ATENÇÃO: Caso o município tenha dificuldade nos pedidos dos formulários no SASF, a solicitação poderá ser feita através do Fax: (61) 3433-3693.

Como acompanhar o andamento da solicitação?

Após autorização do MDS, o município pode consultar o andamento da solicitação. Para isto, basta seguir as orientações do item 4.4.3 do Guia de Navegação do Aplicativo de Formulários do SIGPBF.

Para acompanhamento das solicitações, o aplicativo permite ao o gestor municipal fazer pesquisas das suas solicitações.

É possível pesquisar solicitações com a utilização dos filtros:

· Datas (inicial e final): retorna as solicitações feitas no período utilizado como pesquisa
· Nº Solicitação: retorna a solicitação com o número informado na pesquisa
· Situação: retorna as solicitações que estiverem na situação selecionada no filtro

Para cada solicitação haverá uma descrição de situação, que indica qual o status da solicitação. Ressalta-se que, toda solicitação no status “Solicitação atendida pela Caixa”, “Solicitação parcialmente atendida pela Caixa”, o gestor deverá informar o recebimento dos formulários assim que receber os mesmos.

Possíveis status de uma solicitação.

• Nova solicitação: o Status nova solicitação indica que é uma solicitação recém criada pelo município e ainda não analisada pelo MDS. Solicitações neste status podem ser alteradas ou excluídas pelo município.
•  Solicitação Autorizada: solicitação autorizada pelo MDS, contudo ainda não enviada para a Caixa. Solicitações neste status não podem ser alteradas ou excluídas pelo município. Solicitação disponível para Atendimento pela Caixa A solicitação com este status significa que o MDS já encaminhou para Caixa a autorização para encaminhamento dos formulários. Solicitações neste status não podem ser alteradas ou excluídas pelo município.
• Solicitação não autorizada e encerrada: a solicitação não foi autorizada e nem haverá envio de formulários remanescentes. Verificar justificativa.
•  Solicitação Atendida Parcialmente: solicitação autorizada parcialmente pelo MDS. Verificar justificativa.
• Solicitação não atendida: solicitação autorizada pelo MDS mas ainda não atendida pela CAIXA. Município deve aguardar o atendimento.

• Solicitação Encerrada: a solicitação encerrada é aquela que já foi encaminhada ao município e já teve a confirmação do recebimento feita pelo município.

Qual o prazo para entrega dos formulários ao município?

O prazo mínimo para a entrega dos formulários aos municípios solicitantes é de 15 dias, contados a partir da data de autorização. Caso os formulários não sejam entregues ou o município tenha alguma dúvida, basta entrar em contato com a Coordenação de Atendimento da SENARC pelo email cadastrounico@mds.gov.br

É possível editar ou excluir solicitações de Formulários?

É possível “editar” ou “excluir” uma solicitação de formulários somente enquanto ela ainda não foi autorizada pelo MDS, isto é, enquanto estiver na situação “Nova Solicitação”. Para tanto, deve-se pesquisar pelo Número da solicitação que se deseja editar ou excluir, ou então pesquisar com a utilização do campo “Situação”, selecionando a opção “Nova Solicitação”.

Após clicar no botão “pesquisar”, o aplicativo apresentará os resultados de acordo com os filtros selecionados na pesquisa. Na solicitação com situação marcada como “Nova Solicitação” estão disponíveis dois ícones na coluna ação: “editar” e “excluir”.

Ao clicar no ícone “editar”, o sistema abrirá a tela de criação da solicitação, e o usuário poderá alterar as informações que deseja. Ao clicar no ícone “excluir” o usuário excluirá a solicitação e o sistema apresentará POP UP para confirmação da exclusão.

Ao clicar na opção OK, o sistema fará a exclusão da solicitação e apresentará, no canto superior esquerdo, a mensagem “Registro excluído com sucesso”.

É preciso registrar o recebimento dos formulários?

É muito importante registrar o recebimento dos formulários, pois esse registro conclui o procedimento de entrega. Somente será possível solicitar outros formulários após registrar o recebimento dos formulários entregues anteriormente.

Toda solicitação de formulários feita pelo município, autorizada pelo MDS e recebida pelo município, necessita do registro do recebimento no sistema. A não informação do recebimento no sistema implica no bloqueio de novas solicitações pelo município.

Como registrar o recebimento de uma solicitação?

Para que o município possa registrar o recebimento de uma solicitação é necessário primeiramente pesquisar pela solicitação. Na pesquisa deve se procurar pelo período em que foi feita a solicitação e/ou pela situação “Solicitação Atendida pela Caixa”, “Solicitação atendida parcialmente pela Caixa”.

Após clicar em “Pesquisar” o sistema listará as solicitações localizadas de acordo com os filtros feitos pelo usuário. Na tabela apresentada pelo sistema há uma coluna “Ações” e para cada solicitação há um link para “visualizar” e um link para “Registrar orecebimento da solicitação”. O município deve clicar no ícone correspondente a solicitação que deseja informar recebimento.

Na tela de registro de recebimento de formulários é necessário selecionar o tipo de formulário, a quantidade recebida e a data de recebimento dos formulários. Ressalta-se que este procedimento deve ser executado para todos os modelos de formulários solicitados.

Após informar o recebimento de todos os formulários solicitados, clique no botão “Salvar”. O informe do recebimento dos formulários muda o status da solicitação para “Solicitação Encerrada” e habilita o município a fazer uma nova solicitação. No entanto, esta nova solicitação poderá ser feita no mínimo 7 (sete) dias após a última solicitação feita pelo município.

Como proceder nos casos em que o município recebeu formulários que não foram solicitados?

Nos casos em que o município receber formulários que não foram solicitados, há a necessidade de informá-los ao MDS através do SASF.

Essa funcionalidade deve ser utilizada em casos excepcionais, somente quando o município tiver recebido formulários que nunca solicitou. Ela não deve ser usada para o registro de formulários decorrentes de uma solicitação feita pelo próprio município.

Quando ocorrer o recebimento de formulários indesejados, o município deve acessar o SASF e informar ao MDS a quantidade recebida. Também é necessário informar no próprio sistema o nome do Responsável no município pelo recebimento dos formulários não solicitados.

Como imprimir os formulários na página do MDS?

Na página do MDS também é possível imprimir os formulários avulsos. O caminho para encontrar os formulários é o seguinte: www.mds.gov.br/bolsafamilia, - Cadastro Único – Gestão Municipal – Processo de Cadastramento – Formulários. Em seguida selecione o item desejado.

Como solicitar formulários para o cadastramento de famílias?

O Gestor Municipal do PBF precisa verificar a quantidade e o tipo de formulários necessários para a coleta de informações e atendimento às famílias.

A solicitação pode ser feita:

1)Pelo SASF (Sistema de Atendimento e Solicitação de Formulários do Cadastro Único): pelo sistema, o município solicita o tipo, a quantidade de formulários, acompanha o andamento da solicitação e informa à SENARC se recebeu ou não os formulários.

O SASF está disponível no Sistema de Gestão do Programa Bolsa Família – SIGPBF.

2)Na página do MDS também é possível baixar os formulários avulsos. O caminho para encontrar os formulários é o seguinte: www.mds.gov.br/bolsafamilia, - Cadastro Único – Gestão Municipal – Processo de Cadastramento – Formulários. Em seguida selecione o item desejado.

Como acessar o manual de preenchimento?

O manual de preenchimento dos formulários está disponível na página do MDS no seguinte caminho; www.mds.gov.br/bolsafamilia, - Cadastro Único – Gestão Municipal – Processo de Cadastramento – Formulários. No final da página clique no link: “Manual de Preenchimento dos Formulários”.

Qual a quantidade de formulários que o município deve solicitar?

Para saber qual é a quantidade a ser solicitada, é importante que o município tenha noção de qual a média de filhos por família ou de pessoas que residem no mesmo domicílio. Isso permite fazer um pedido ao MDS mais exato da quantidade necessária para atender à demanda local.

Qual é o prazo de antecedência para solicitar os formulários?

Os formulários devem ser solicitados com, no mínimo, 20 dias de antecedência de sua utilização.

É importante orientar o gestor a fazer o pedido pelo SASF e a registrar o recebimento no sistema para que a SENARC possa tomar ações adequadas caso os formulários solicitados não cheguem ao município no tempo previsto.

Pode haver rasuras nos Formulários de Preenchimento?

Não pode, em hipótese alguma, haver rasuras nos formulários de cadastramento das famílias no Cadastro Único.