A gestão do Cadastro Único requer a cooperação dos três níveis da federação, que atuam conjuntamente para cumprir uma responsabilidade que é constitucionalmente compartilhada: o combate à pobreza e às desigualdades.

Cada esfera de governo – União, estados e municípios – tem responsabilidades e competências que garantem o bom funcionamento e a correta utilização dos dados do Cadastro Único.

Compete aos municípios:

• identificar as famílias que compõem o público-alvo do Cadastro Único e registrar seus dados nos formulários específicos;
• analisar os dados e zelar pela qualidade das informações coletadas;
• digitar, em sistema específico, e transmitir os dados das famílias cadastradas, acompanhando o retorno do processamento pela Caixa (arquivo-retorno);
• manter atualizada a base de dados municipal do Cadastro Único;
• dispor de infra-estrutura e recursos humanos permanentes para a execução das atividades inerentes à operacionalização do CadÚnico;
• estimular a utilização dos dados do Cadastro Único para o planejamento e gestão de políticas públicas locais voltadas à população de baixa renda, executadas no âmbito do governo local;
• prestar apoio e informações às famílias de baixa renda sobre o Cadastro Único; e
• arquivar os formulários em local adequado por um período mínimo de 5 anos.

Compete aos estados:

• coordenar o processo de cadastramento em âmbito estadual;
• analisar os dados do Cadastro Único e verificar as principais necessidades das famílias;
• constituir legalmente e com funcionamento regular um colegiado intersetorial ou uma coordenação, do PBF e do CadÚnico, com pelo menos um representante de cada uma das seguintes áreas, sem prejuízo de outras: a) assistência social; b) educação; c) saúde; d) planejamento.
• contribuir para a ampliação do acesso da população pobre, inclusive indígenas e quilombolas, à documentação civil, com prioridade para o registro civil de nascimento;
• promover atividades de capacitação aos municípios, apoiando-os técnica e logisticamente;
• contribuir para a identificação e o cadastramento de populações tradicionais e específicas;
• estimular o uso do cadastro pelos programas das demais Secretarias Estaduais e dos municípios; e
• motivar os municípios a manter atualizada a base de dados do Cadastro Único.

Compete à Secretaria Nacional de Renda de Cidadania – Senarc, do Ministério do Desenvolvimento Social e Combate à Fome – MDS:

• Coordenar, acompanhar e supervisionar, no âmbito federal, a gestão, a implantação e a execução do CadÚnico;
• Emitir regulamentos e instruções operacionais sobre o CadÚnico, para subsidiar procedimentos que se verificarem necessários à operacionalização do mesmo;
• articular os processos de capacitação de gestores e de outros agentes públicos envolvidos com a operação do CadÚnico
• avaliar a conformidade e qualidade do CadÚnico, definindo estratégias para a buscar a veracidade e aumentar a qualidade das informações nele registradas;
• Tornar disponível atendimento aos governos locais para esclarecimentos de dúvidas referentes ao CadÚnico;
• estimular o uso do cadastro por outros órgãos do Governo Federal,pelos estados, Distrito Federal e municípios;
• Disponibilizar para os estados, periodicamente, a base de dados dos municípios situados em sua área de abrangência;
• adotar procedimentos de fiscalização e controle, com intuito de detectar falhas ou irregularidades;
• autorizar o envio de formulários de cadastramento aos governos locais.

Compete ao Agente Operador do CadÚnico - CAIXA:

• fornecer e remeter os formulários utilizados para o cadastramento das famílias, mediante autorização do MDS;
• desenvolver, sob supervisão do MDS, os aplicativos necessários à digitação e à transmissão dos dados cadastrais;
• processar os cadastros enviados pelos municípios, identificando e atribuindo o Número de Identificação Social (NIS) para as pessoas cadastradas;
• capacitar gestores e técnicos no sistema operacional, mediante autorização do MDS;
• manter atendimento operacional e suporte técnico próximo aos municípios.